Мы пришлем демо-версию программы ПОГУМАКС Дизайнер Вам на почту и поможем в освоении. Заполните форму.
Нажимая на кнопку, Вы соглашаетесь c политикой конфиденциальности
Заполните форму, и мы свяжемся с Вами в ближайшее время
Нажимая на кнопку, Вы соглашаетесь c политикой конфиденциальности

Как организовать
МАСШТАБНОЕ МЕРОПРИЯТИЕ

СТАТЬЯ
Цели и задачи мероприятия
Организация крупного массового мероприятия – задача непростая. Чтобы все было гладко и без хлопот, следует заранее продумать каждый шаг в его организации.

Самым первым и одним из самых важных моментов в проведении любого мероприятия является грамотная постановка его цели. Необходимо четко понимать какие задачи вы преследуете, что хотите донести до участников, и что желаете получить в итоге. Они должны быть конкретными и измеряемыми.

Весь процесс подготовки мероприятия должен постоянно сверяться на соответствие сформулированным целям и задачам.

Знание ответов на эти вопросы – залог успеха всего мероприятия.

Время и место проведения

После того, как вы определились с целью и задачами мероприятия, выберете время и место его проведения.

Где удобнее всего провести именно ваш формат? Открытая площадка на свежем воздухе или закрытый банкетный зал? Какое количество людей посетит мероприятие?

При определении места важно учитывать правило: лучше небольшой, но полностью занятый зал, чем огромная полупустая аудитория.

Также определите удобное для потенциальных приглашенных или гостей время присутствия, будь то будни или выходные, раннее утро или поздний вечер.
Надёжная команда
Затем подберите команду организаторов и участников мероприятия и делегируйте им полномочия. Тут существует как минимум два варианта.

Первое - вы можете сразу обратится к подрядчикам, специализирующимся на организации мероприятий и подборе квалифицированного персонала.

Второй - более ответственный вариант, вы можете заняться самостоятельными поисками и найти как специалистов-организаторов, так и лекторов, выступающих, обслуживающий персонал и других людей, необходимых конкретно для проведения и организации вашего мероприятия.

Затем соберитесь всей командой вместе и распределите полномочия и обязанности. Каждый участник должен четко понимать свои задачи и действия. А лучше всего используйте дедлайн.

Бюджет мероприятия


Определитесь с бюджетом мероприятия. Учтите все расходы, начиная от траты на аренду помещения и оборудование, заканчивая расходами на гонорар участников и на покупку реквизита. Составьте точную смету, в которой важно не упустить ни одной детали. Когда понятна итоговая сумма, можно приступать к следующему пункту.

Обязательно заложите на непредвиденные расходы 15-25% от общей итоговой суммы. Так как всегда могут возникнуть износ оборудования или дождь на открытом мероприятии. Эта статья расходов будет служить гарантией, что мероприятие останется в рамках бюджета.

Для расчёта бюджета можете использовать этот шаблон.
Партнёры
Найдите заинтересованных в вашем мероприятии партнеров. Если вы устраиваете что-то в социально-общественной сфере, можно привлечь волонтеров или даже подать на государственный грант. Если делаете коммерческое мероприятие – ищите спонсоров.

Сделайте привлекательную презентацию и описание планируемого события, опишите все плюсы и выгоду для потенциальных партнеров.

В работе с партнёрами всегда используйте правило «одного окна» - это один координатор проекта на стороне партнёра, который всегда в курсе всех самых мелких деталей мероприятия. Это облегчит коммуникацию и поможет настроить рабочие процессы.

Рекламная кампания

Проведите качественную рекламную кампанию. Создайте красивый сайт мероприятия, где будут фото и видео блоки. Желательно, чтобы на сайте была возможность оплатить или забронировать место. Красивый сайт вы можете сделать даже на бесплатном тарифе Тильды.

Рассказывайте о мероприятии в социальных сетях, организуйте почтовую и смс-рассылки, используйте каналы для связи своих партнеров.

Если бюджет позволяет, осветите мероприятие на радио и ТВ. Так о вашем мероприятии узнают как можно больше людей.
Рекламные материалы и сувениры
При организации любого крупного мероприятия необходимо также позаботится о рекламных материалах или сувенирной продукции. Здесь обязательно должны быть рекламные баннеры с указанием всех участвующих партнеров и спонсоров, промолистовки для раздачи или яркие флаеры с программой будущего мероприятия.

Большим плюсом для гостей и участников станут памятные сувениры с вашей символикой, будь то блокноты с ручками или футболки и кружки с логотипом.

Если гости смогут пользоваться вашим сувениром в своей обычной жизни, они будут постоянно помнить о прошедшем мероприятии.

Световое шоу - кульминация мероприятия

световое шоу
Используйте впечатляющее завершение. Ярким запоминающимся финалом, без сомнения, станет световое шоу. 3d mapping обратит на себя внимание всех участников и гостей. Грандиозное представление света и звука, спроецированное для зрителей, станет настоящей изюминкой вечера.

Несомненным плюсом здесь является возможность проведения шоу практически в любых помещениях, ведь такие световое представление можно проецировать на любую поверхность, будь то наружные фасады зданий и сооружений или внутренние стены и сцены банкетных залов и ресторанов.
Также такое решение отлично смотрится в камерах мобильных устройств. Поэтому ваши гости захотят поделиться такой красотой в своих соцсетях и сделают вам бесплатную рекламу.
Хочешь узнать, как сэкономить до 30 000 рублей на световом шоу?
Оставь заявку на консультацию
Нажимая на кнопку, Вы соглашаетесь c политикой конфиденциальности
Подведение итогов
А в завершении всего мероприятия подведите итоги. Отметьте для себя, все ли удалось из запланированного вами, какие задачи и цели оказались достигнуты, а над чем еще стоит поработать. Это поможет избежать многих ошибок и провести будущие мероприятия на самом высоком уровне.

Также не забывайте собрать обратную связь у своих гостей, опубликовать фотоотчёт мероприятия и отправить всем участникам благодарственное письмо.

Организуйте и проводите грандиозные мероприятия! Дарите людям новые знания, положительные эмоции и прекрасное настроение!
Вам также может быть интересно:
Остались вопросы?
Заполните форму ниже или свяжитесь с нами сами.

8(800)500-11-72 - бесплатный звонок по России
8(929)383-33-73 - офис POGUMAX
info@pogumax.ru
Нажимая на кнопку, Вы соглашаетесь c политикой конфиденциальности
Поделитесь с друзьями: